К оглавлению

98. Оргтехника современного офиса: состав, характеристика

Информационная техника (hardware) представляет собой материальную основу информационной технологии, с помощью которой осуществляется сбор, хранение, передача и обработка информации. По своей сути это комплекс технических средств, предназначенных для обработки информации, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационная техника - многообразные приспособления и устройства, использующиеся для сбора, создания, накопления, хранения, переработки и использования информации.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Оргтехника (организационная техника) - комплекс технических средств для подготовки документов, их копирования, обработки, хранения и автоматического поиска, для чертежных и счетных операций, внутриучрежденческой связи и др., используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники — оргтехника

Назначение средств организационной техники.

Управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов.

Организационная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):

•   носители информации;

•   средства составления и изготовления документов;

•   средства репрографии и оперативной полиграфии;

•   средства обработки документов;

•   средства хранения, поиска и транспортировки документов;

•   офисная мебель и оборудование;

•   другие средства оргтехники;

Классификация оргтехники по функциональному признаку:

1) Носители информации:

•   носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

•   носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.).

•   микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, микрофиши, магнитные ленты, CD диски);

•   носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, CD диски и др.

2) Средства составления и изготовления документов:

•   ручные пишущие средства (карандаши, ручки);

•   пишущие машины;

•   диктофонная техника;

•   компьютерные печатающие устройства (матричные, струйные, лазерные принтеры, плоттеры и графопостроители для печати чертежей и карт);

•   специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3) Средства репрографии и оперативной полиграфии:

•   средства фотокопирования;

•   средства диазокопирования;

•   средства электрофотографического копирования;

•   средства термографического копирования;

•   машины электронно-искрового копирования;

•   средства микрографии;

•   средства ризографического копирования (дупликаторы);

•   машины для гектографической (спиртовой) печати;

•   машины для трафаретной (ротаторной) печати;

•   оборудование для оперативной офсетной печати.

4) Средства обработки документов:

•   фальцевальные (складывающие листы), биговальные (продавливающие место сгиба или отрыва), перфорирующие и резательные машины (фольдеры);

•   машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

•   скрепляющее и склеивающее оборудование (степлеры, нитки с иголками, клей, другие крепежные механизмы);

•   конвертовскрывающие и резательные машины;

•   машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

•   адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

•   машины для уничтожения документов (шредер);

•   агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5) Средства хранения, поиска и транспортирования документов:

•   первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.);

•   вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.);

•   картотеки и картотечное оборудование;

•   тележки для транспортирования документов;

•   лифтовое оборудование;

•   транспортеры и конвейеры;

•   пневматическая почта;

•   оборудование для хранения носителей информации (архивные коробки, планшеты, бюксы для фотопленок и др.).

6) Средства электросвязи:

•   средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

•   средства и системы телеграфной связи;

•   средства и системы факсимильной передачи информации;

•   электронная почта.

7) Банковская оргтехника:

•   машины для чета купюр;

•   детекторы валют;

•   машины для упаковки банкнот;

•   банкоматы.

8) Другие средства оргтехники:

•   сканеры;

•   компьютерные проекторы,

•   демонстрационные экраны;

•   компьютерные аксессуары(устройства записи и перезаписи CD дисков, цифровые фотокамеры, мультимедиа оборудование, чехлы, соединительные кабели, источники бесперебойного питания).

9) Офисная мебель и оборудование:

•   мебель служебных помещений специализированная(столы, приставки, стулья, кресла);

•   оборудование служебных помещений специализированное(сейфы, шкафы для CD дисков и дискет, этажерки и т.п.);

•   оборудование и приборы для исследования условий труда (термометры, гигрометры и психрометры).

Характеристика основных видов оргтехники.

•   Калькуляторы

•   Кассовые аппараты

•   Системы коммуникаций

•   Компьютеры

•   Сети

•   Копировальные устройства

•   Диктофоны

•   Факсимильные аппараты

•   Устройства хранения информации

•   Принтеры

•   Сканеры

•   Устройства оптического распознавания знаков

•   Пишущие машинки

•   Другое канцелярское оборудование

Критерии выбора оргтехники.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора тех­нических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

•   объем документооборота;

•   временные характеристики документопотоков;

•   объем документов, передаваемый и принимаемый по техничес­ким каналам связи;

•   способ организации эксплуатации технических средств;

•   объем копируемых документов как первичный, так и вторич­ный;

•   технологические и эксплуатационные характеристики оборудо­вания;

•   фирма-производитель данной техники;

•   стоимость техники;

•   стоимость расходных материалов, частота их замены;

•   стоимость эксплуатации и т.п.

Концепция электронного офиса.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективно­сти деятельности персонала офиса считается концепция так называ­емого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обра­ботка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача ин­формации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному распрост­ранению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффек­тивных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офи­сов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются по­средством коммуникационных средств в единую систему (сеть), име­ющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам дан­ных, а также к внешним источникам информации. При этом значи­тельно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос­ти дополнительными устройствами, расширяющими его функцио­нальные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехникой применительно к функци­ям, выполняемым на данном рабочем месте.

К оглавлению