К оглавлению

64. Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под докумен­том понимается определенная совокупность сведений, исполь­зуемая при решении экономических задач, расположенная на ма­териальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

•     полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

•     наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом. Отличительной особенностью си­стемы экономической документации является большое разнооб­разие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

•     по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

•     по отражаемой стадии воспроизводства (производство, тор­говля и т.д.);

•     по уровню управления (государственный уровень, уровень ми­нистерства, уровень объединений, предприятий и организа­ций);

•     по принадлежности к определенной функции управления (про­гнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нор­мирования, оперативного управления и др.);

•     по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

•     по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе докумен­ты и обрабатываемые в системе);

•     по отношению к задаче (первичные документы, промежуточ­ные и результатные документы);

•     по способу заполнения (документы ручного заполнения; полу­автоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автомати­ческого получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

•     по способу чтения и обработки (документы визуального чте­ния и ручной обработки, машинно-ориентированные доку­менты, машиночитаемые документы);

•     по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

•     по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не­автоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков до­кументов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка докумен­тов в таких системах занимает более 40% времени работников управления.

Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

•     проведение унификации и стандартизации документов;

•     введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко­торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра­ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет­ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или органи­заций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

•     стандарты и технические условия;

•     проектно-конструкторская и технологическая документация;

•     проектная документация по капитальному строительству;

•     плановая документация;

•     статистическая отчетность;

•     первичная учетная документация;

•     финансовая первичная и отчетная документация;

•     бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

•     организационно-распорядительная документация;

•     документация по материально-техническому снабжению;

•     документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

•     документы, входящие в состав УСД, должны разрабатывать­ся с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

•     УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

•     УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

•     УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

•     все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

При разработке системы документации в ИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ построение новых форм документов;

•унификация всей системы документации;

•разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации.

Особенности проектирования форм первичных документов

Первичные документы предназначены для отражения процес­сов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и опе­ративную информацию, необходимую для решения экономичес­ких задач и выработки управленческих решений. К числу основ­ных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность соби­раемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учиты­вались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

•     отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

•     отсутствие дублирования показателей в документах;

•     выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значе­ний на документ, т.е. выделение однозначных и многознач­ных реквизитов;

•     выделение справочных, группировочных реквизитов и рекви­зитов-оснований;

•     логичность построения, т.е. старшие по объему понятий при­знаки должны предшествовать младшим (например, наимено­вание предприятия -» наименование цеха -» номер участка);

•     согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенно­сти в каждой организации и выполняется в следующей последо­вательности.

1.         Определение полного реквизитного состава каждого доку­мента.

2.         Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; перено­симые и не переносимые на машинные носители.

3.         Установление логической соподчиненности реквизитов пер­вичных документов.

4.         Выбор какой-либо формы первичного документа.

5.         Осуществление размещения реквизитов по выбранной фор­ме в соответствии с проведенной классификацией.

6.         Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7.         Выбор формата бумажного носителя.

8.         Построение эскиза документа соответствующей формы.

9.         Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10.    Редактирование шапок документов в соответствии со сло­варем-тезаурусом.

Как правило, используют ряд типовых форм документов. Например, линейная форма отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали. Анкет­ная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали. Таблич­ная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отража­ют значения типов.

Как правило, для первичных документов, имеющих однознач­ные и многозначные реквизиты, применяют комбинированную форму, состоящую из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных рек­визитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;

II    - содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований;

III     - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

Особенности проектирования форм документов результатной информации

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

•          полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные пока­затели;

•          количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

•          своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

•          достоверность предоставляемой информации;

•          хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

•          отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

•          выделение трех зон в документе;

•          разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

•          выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства;

•          выделение реквизитов-оснований и размещение их в последо­вательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются ито­ги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания стар­шинства итога);

•          если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1.        Определение полного реквизитного состава документа.

2.        Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований на первичные и резуль­татные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3.        Выбор формы документа (с одной или несколькими табли­цами в содержательной части документа).

4.   Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ши­рины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

•     вынос итоговых колонок в итоговые строки;

•     перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количе­ство листов в документе, номер текущего листа, количество эк­земпляров, номер экземпляра).

К оглавлению