29. Электронные документы
Электронный документ – документ на
машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства
вычислительной техники.
Электронное издание – электронный документ
(группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку,
предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения
Классификация электронных изданий
1. Наличие печатного эквивалента
1.1. Электронный аналог печатного издания
1.2. Самостоятельное электронное издание
2. Природа основной информации
2.1. Текстовое (символьное) электронное издание
2.2. Изобразительное электронное издание
2.3. Звуковое электронное издание
2.4. Программный продукт
2.5. Мультимедийное электронное издание
3. Целевое назначение
3.1. Официальное электронное издание
3.2. Научное электронное издание
3.3. Научно-популярное электронное издание
3.4. Производственно-практическое электронное издание
3.5. Нормативное производственно-практическое электронное
издание
3.6. Учебное электронное издание
3.7. Массово-политическое электронное издание
3.8. Справочное электронное издание
3.9. Электронное издание для досуга
3.10. Рекламное электронное издание
3.11. Художественное электронное издание
4. Технология распространения
4.1. Локальное электронное издание
4.2. Сетевое электронное издание
4.3. Электронное издание комбинированного распространения
5. Характер взаимодействия пользователя и электронного
издания
5.1. Детерминированное электронное издание
5.2. Недетерминированное (интерактивное) электронное издание
6. Периодичность
6.1. Непериодическое электронное издание
6.2. Сериальное электронное издание
6.3. Периодическое электронное издание
6.4. Продолжающееся электронное издание
6.5. Обновляемое электронное издание
7. Структура
7.1. Однотомное электронное издание
7.2. Многотомное электронное издание
7.3. Электронная серия
Электронный документ хранится на машинном носителе.
Документ на машинном носителе — документ,
созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации
электронно-вычислительной машиной.
Основные требования к системе электронного документооборота:
1. соответствие требованиям
стандартов на формы и системы документации;
2. распределенность обработки
(возможность работать в территориально распределенных системах);
3. масштабируемость
(возможность расширения системы);
4. модульность
построения (наличие логически выделенных, относительно
независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними
функции);
5. открытость системы
(возможность интеграции с другими программами и
системами);
6. переносимость на другие
аппаратные платформы.
Следует различать понятия неформализованного (произвольного)
и служебного (официального) электронного документа.
Неформализованный электронный документ
- это любое сообщение, записка, текст, записанный на
машинном носителе.
Под служебным электронным документом понимается
записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого
оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Электронные документы могут иметь различную форму
представления: текст, графика, табличные данные, звуковая, видеоинформация,
мультимедиа и т. д.
Основные процедуры управления электронными документами можно
объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и
манипулирование документами. Системы хранения могут быть как автономными, так и
включенными в состав систем манипулирования электронными документами.
Создание электронных документов
Создание простых текстовых документов может выполняться и на
теперь уже почти забытых пишущих машинках различного вида с
последующим вводом текста с бумажного документа в компьютер с
помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы
создавать непосредственно на компьютере с
использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих
удобный и высокоэффективный сервис.
Составление таких сложных документов
требует исполнения процедур набора текста, редактирования,
корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и
верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками
материалов для документов служат системы сканирования
изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и
т. п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить
на компьютере, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных пакетов
прикладных программ и, в первую очередь, программ текстового редактирования или
настольной издательской системы.
Сканер может использоваться для ввода
в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков,
фотографий, схем, печатей, подписей и т. д.
Хранение электронных документов
Система хранения электронных документов должна обеспечить
эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а
также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.
Действительно, хранить информацию в
компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в
любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество
копий.
Хранилища информации, в том числе и электронных
документов, во внешней памяти называются базами данных.
Организация и программное обеспечение
создания и обслуживания баз данных - прерогатива
программных продуктов, объединенных под названием
«системы управления базами данных». Наиболее популярными программными
средствами этой группы сейчас являются Access,
SQL, Oracle,
Fox Pro, Paradox,
Delphi, Adabas,
Informix, dBase,
Clipper и т. д.