1

14. Технология обработки документов и данных в автоматизированных информационных системах

Обработка – воздействие на объект с целью придать ему новые свойства.

Переработка – преобразования чего-либо во что-либо иное.

Обработка документов – процесс создания и преобразования документов. Основными операциями обработки документов являются: классификация, сортировка, преобразование, размещение в базе данных и поиск.

Обработка информации - любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.

Обработка данных – процесс выполнения последовательности операций над данными. Обработка данных может осуществляться в интерактивном и фоновом режимах.

Процесс обработки информации состоит в получении одних «информационных объектов» из других «информационных объектов» путем выполнения некоторых алгоритмов и является одной из основных операций, осуществляемых над информацией.

Типичная информационная система выполняет набор функций, который обычно включает в себя следующие:

1. Ввод документов (с бумаги или в электронном виде).

2. Хранение этих документов.

3. Поиск по запросам (как предопределенным, так и незапланированным).

4. Редактирование операторами.

5. Создание выходных документов (на бумаге или в электронном виде).

Схематично это можно изобразить так:

На самом верхнем уровне можно выделить числовую и нечисловую обработку. В указанные виды обработки вкладывается различная трактовка содержания понятия «данные».

При числовой обработке используются такие объекты, как переменные, векторы, матрицы, многомерные массивы, константы и т.д.

При нечисловой обработке объектами могут быть файлы, записи, поля, иерархии, сети, отношения и т.д.

Другое отличие заключается в том, что при числовой обработке содержание данных не имеет большого значения, в то время как при нечисловой обработке нас интересуют непосредственные сведения об объектах, а не их совокупность в целом.

Обработка данных представляет собой последовательность операций, производимых над данными. Процедуры обработки данных могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных

С точки зрения реализации на основе современных достижений вычислительной техники выделяют следующие виды обработки информации:

· последовательная обработка, применяемая в традиционной фоннеймановской архитектуре ЭВМ, располагающей одним процессором;

· параллельная обработка, применяемая при наличии нескольких процессоров в ЭВМ;

· конвейерная обработка, связанная с использованием в архитектуре ЭВМ одних и тех же ресурсов для решения разных задач, причем если эти задачи тождественны, то это последовательный конвейер, если задачи одинаковые - векторный конвейер.

Основные процедуры обработки данных:

Создание данных, как процесс обработки, предусматривает их образование в результате выполнения некоторого алгоритма и дальнейшее использование для преобразований на более высоком уровне.

Модификация данных связана с отображением изменений в реальной предметной области, осуществляемых путем включения новых данных и удаления ненужных.

Контроль, безопасность и целостность направлены на адекватное отображение реального состояния предметной области в информационной модели и обеспечивают защиту информации от несанкционированного доступа (безопасность) и от сбоев и повреждений технических и программных средств.

Поиск информации, хранимой в памяти компьютера, осуществляется как самостоятельное действие при выполнении ответов на различные запросы и как вспомогательная операция при обработке информации.

Поддержка принятия решения является наиболее важным действием, выполняемым при обработке информации. Широкая альтернатива принимаемых решений приводит к необходимости использования разнообразных математических моделей.

Создание документов, сводок, отчетов заключается в преобразовании информации в формы, пригодные для восприятия как человеком, так и компьютером. С этим действием связаны и такие операции, как обработка, считывание, сканирование и сортировка документов.

При преобразовании информации осуществляется ее перевод из одной формы представления или существования в другую, что определяется потребностями, возникающими в процессе реализации информационных технологий.

Реализация всех действий, выполняемых в процессе обработки информации, осуществляется с помощью разнообразных программных средств.

В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа.

Первый этап (докомпьютерная обработка) начинается со сбора первичных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений, которые в дальнейшем будут использованы для проверки корректности введенных данных.

Второй этап (компьютерная обработка) является основным и включает ввод, обработку информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов. На этом этапе осуществляется ручной или автоматизированный ввод информации с первичных документов, контроль корректности и полноты результатов ввода. Информация с первичных документов переносится в информационную базу либо в электронную форму документа и таким образом преобразуется в данные. Далее следует обработка данных на основании алгоритма решения поставленной задачи, их преобразование в выходные данные, формирование и печать результатных документов.

На заключительном третьем этапе (послекомпьютерная обработка) технологического процесса обработки информации производится контроль качества и полноты результатных документов, их тиражирование и передача заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях.

Методы обработки информации

Наименование метода	Характеристика метода	Разновидности	Область применения
Факторный анализ	Метод многомерной математической статистики, направленный на выявление и специфическое математическое выражение структур в системах случайных явлений. Используется для измерения взаимосвязей между признаками объектов и классификации признаков с учетом этих взаимосвязей.		Применяют в тех случаях, когда необходимо установить и выявить скрытые для исследователя факторы, по отношению к которым первичные эмпирические показатели гипотетически считаются производными. Например, при оценке полноты информации о выборке; при определении информативности итогового набора исходных переменных; при анализе объектов проектирования; при проведении пилотажного исследования.
Сравнительный анализ	Метод анализа информации, заключающийся в сравнении результатов исследований, проведенных на разных объектах или в разное время одним или разными исследовательскими коллективами с целью обобщения информации и обеспечения надежности полученных результатов.		Используется при обобщении результатов однотипных локальных исследований с целью получения выводов, касающихся крупных (масштабных) объектов. Например, при анализе рынка обеспечивающих средств информационных систем (программных, технических, лингвистических и т.п.), информационных продуктов и услуг, поисковых средств.
Ранжирование	Метод оценки переменной, когда ее значению приписывается место в последовательности величин (ранг), определяемое при помощи порядковой шкалы. Расположение объектов совокупности может в порядке возрастания или убывания величины соответствующих им вариантов.		Упорядочение первичных данных. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, обосновании выбора конкретных обеспечивающих средств информационных систем. Широко используется в экспертном опросе.
Группировка	Метод, заключающийся в объединении по существенным признакам единиц наблюдаемого объекта в однородные совокупности. Группировка осуществляется как по качественным, так и по количественным критериям.	Дискретная группировка; Интервальная группировка Группировка при помощи простого суммирования однородных признаков; Ранжирование; Группировка на основе логически выделенных признаков; Табулирование	Обработка материалов исследования; предварительное упорядочение первичной информации. Например, при анализе контента сайтов, исследовании рынка информационных продуктов и услуг, проектировании информационного обеспечения информационных систем.
Классификация	Метод, заключающийся в распределении каких-либо объектов по классам на основе их общих признаков (свойств, характеристик или параметров объектов), сходства и различий, отражающих связи между классами объектов в единой системе данной отрасли знания. Классификация осуществляется в соответствии с выбранным основанием деления.	Иерархический метод Фасетный метод (метод параллельных классификаций)	Позволяет установить связи между изучаемыми объектами; служит основой для обобщающих выводов и прогнозов. Например, при рассмотрении предприятий, учреждений, организаций как объектов автоматизации, описании сложных объектов (информационных систем, баз и банков данных, сайтов, автоматизированных обучающих систем и т.п.), предполагающем установление их типов и видов.
Прогнозирование	Метод, предполагающий научное исследование перспектив развития какого-либо явления или процесса, преимущественно с количественными оценками и с указанием более или менее определенных сроков их изменения. Направлено на определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии.	Глобальное прогнозирование; Нормативное прогнозирование; Аналитическое прогнозирование	Определение перспектив развития информационных систем, сетей и технологий.
Моделирование	Один из методов познания (отображения) и преобразования мира, сущность которого сводится к построению и изучению некоторой модели с последующим «переносом» полученных знаний на исследуемый объект.	Материальное моделирование: физическое, аналоговое Идеальное моделирование: знаковое (графическое, логическое, математическое), интуитивное	Применяется в качестве универсальной формы познания при исследовании и преобразовании явлений в любой сфере деятельности. Применяется в тех случаях, когда объект познания недоступен непосредственному наблюдению и изучению. Например, при моделировании предметных областей, построении моделей баз данных, сайта и т.п.
Эксперимент	Метод, в основе которого лежит специально поставленный опыт в определенных условиях, содержащих оптимальные возможности для объекта исследования, соответствующие замыслу эксперимента.	Лабораторный эксперимент (эксперименты, осуществляющие эмпирическую проверку гипотезы или теории; эксперименты, в ходе которых происходит сбор необходимой эмпирической информации для уточнения предположенного); Естественный эксперимент	Применяют в случаях, когда стоит задача выявления связей и зависимостей между изучаемыми явлениями. Осуществляется на проектной и послепроектной стадиях создания информационных систем. Например, в ходе проверки работоспособности созданной методики, технологии, базы данных, информационной системы, автоматизированной обучающей системы.

К оглавлению